صاحبان کسب و کارهای موفق به خوبی از اهمیت یک ارائه یا مذاکره آگاهند و می دانند که یک اتاق کنفرانس جذاب می تواند پیشرفت چشمگیری در موفقیت مذاکرات داشته باشد. بنابراین همه ما می خواهیم اتاق کنفرانسی زیبا و کارآمد داشته باشیم اما احتمالاً برای تصمیمگیری پیرامون نوع میز کنفرانس و دیگر مبلمان اتاق جلسه کمی با ابهام مواجه هستیم. نتیجه آنکه تصمیم گرفتیم تا در این مطلب به نکات مهم در خرید میز کنفرانس بپردازیم. تا انتها با ما همراه باشید.
نکات پیش از انتخاب
تصمیم بگیرید که قرار است چگونه از اتاق کنفرانس استفاده کنید. چه کسانی قرار است به طور منظم در این اتاق حضور داشته باشند؟ به عنوان مثال اگر از اتاق کنفرانس صرفاً به منظور برگزاری جلسات استفاده می کنید یک میز کنفرانس چوبی بلند می تواند گزینه ای ایده آل باشد. از سوی دیگر اگر می خواهید برای فعالیت های دیگر نظیر اهداف آموزشی نیز از اتاق جلسات استفاده کنید باید به دنبال یک میز مدولار و منطبق با نیازهای خود باشید.
با توجه به اهمیت میز کنفرانس به عنوان نقطه کانونی اتاق مهم است که شما از یک میز متناسب با مساحتی که در اختیار دارید استفاده کنید. بنابراین پیش از خرید اندازه‌گیری های لازم را انجام دهید و حتی عرض و ارتفاع درها و بلندی سقف ها را نیز در نظر بگیرید.
فهرستی از تجهیزاتی که باید در اتاق کنفرانس قرار بگیرد را تهیه کنید. میکروفن ها، جک های تلفن و سوکت های ارتباطی از جمله تجهیزاتی هستند که به وفور در هنگام جلسات مورد استفاده قرار می گیرند. در نتیجه با توجه به لیست تجهیزات قادر به تعیین منبع قدرت مورد نیاز و مکان قرارگیری صندلی ها نسبت به محل سوکت ها خواهید بود. اگر به طور منظم از تجهیزات تصویری و تله کنفرانس استفاده می کنید باید به دنبال میزی با محفظه های قرارگیری سیم و کابل و پورت های اتصال باشید.
مهم نیست که چه میزان فضا در اختیار دارید تنوع میزهای کنفرانس موجود در بازار موجب شده تا به راحتی بتوانید میزی در ابعاد مناسب و شکل های مختلف تهیه کنید. بنابراین حتی اگر اتاق کوچکی در اختیار دارید می توانید به فکر خرید یک میز کنفرانس باشید.
چه نوع میز کنفرانسی نیاز داریم؟
میز کنفرانس مستطیلی از نمونه های کلاسیک و پرکاربرد محسوب می شود که با وجود طراحی قدیمی همچنان مورد استفاده بسیاری از ادارات و سازمان ها قرار می گیرد. از آنجا که این دسته از میزها صفحه ای پهن و بزرگ دارند برای برگزاری کلاس های آموزشی کارکنان و جلساتی که حاضران اوراق و تجهیزات زیادی نظیر لپتاپ به همراه خود دارند مناسب هستند. برخی میزهای مستطیلی از چند بخش کوچکتر تشکیل شده اند به طوری که می توانید با توجه به فضای اتاق و تعداد افراد حاضر در آن ابعاد میز را تغییر دهید.
چیدمان اتاق کنفرانس
پس از خرید میز کنفرانس مناسب و مورد علاقه خود حال باید مکان قرارگیری آن و سایر اجزای اتاق کنفرانس نظیر صندلی ها را مشخص کنید. هر چند پیش از خرید نیز باید با اندازه گیری ابعاد اتاق کنفرانس از تناسب میز مورد نظر با فضایی که در اختیار دارید آگاه شوید. به منظور رفت و آمد آسان تر حضار در یک اتاق کنفرانس باید فواصلی به شرح زیر میان اجزای مختلف رعایت شود.
- حدود ۷۰ سانتی متر فاصله میان صندلی های چیده شده در اطراف میز کنفرانس
- ۱۲۰سانتی متر فاصله میان لبه میز با دیوارهای اطراف آن
- حداقل ۴۰سانتی متر فاصله میان صندلی کنفرانس (هنگامی که توسط کاربر به منظور بلند شدن عقب کشیده شده باشد) با دیوار پشتی آن
- حداقل ۶۰ سانتی متر فاصله صندلی با دیوار پشتی (هنگامی که حضار بر روی صندلی‌ها نشسته باشند) به منظور تردد آسان دیگر افراد
- ۱۴۰ سانتی متر فاصله میان لبه بالایی میز و نمایشگر
لمینت از فشردن لایه های مختلف چوب و پلاستیک به یکدیگر ساخته می شوند و پس از آن با استفاده از رزین حرارتی به شکل تخته هایی مستحکم در می آیند. این صفحات معمولاً بر روی چوب های مهندسی شده نظیر MDF قرار می گیرند تا ساختاری بادوام تر ایجاد کنند. لمینت ها اغلب برای ساخت میزهای کنفرانس و طراحی داخلی اتاق جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرند زیرا از انسجام و استحکام بالایی برخوردارند و برخلاف ساختارهای چوبی به سختی فرسوده می شوند.
میز کنفرانس هشت ضلعی یا مدور محصولی مناسب برای اتاق های کنفرانس کوچک یا مربعی محسوب می شود. این میزها به منظور راحتی افراد در هنگام نشستن تنها از یک پایه در مرکز ساختار برخوردارند. همچنین میز کنفرانس هشت ضلعی یا مدور در مقایسه با نمونه های پیشین دید مناسب و بیشتری از حاضران در جلسه در اختیار شما قرار می دهد و از تأثیر قابل توجه بصری برخوردار است. این موضوع سبب شده تا در اتاق های کنفرانس بزرگ نیز از میز مدور و هشت ضلعی استفاده کنند تا حضار علاوه بر ارتباط کلامی چهره یکدیگر را نیز به خوبی ببینند.
چه ماده‌ای برای ساخت میز کنفرانس مناسب است؟
پاسخ به این سؤال کمی سخت است چرا که با توجه به عملکرد و هزینه ای که در اختیار دارید مواد به کار رفته در میز تغییر می کند. میزهای جلسات ساخته شده از چوب طبیعی از گذشته تاکنون به عنوان محصولاتی مجلل و کلاسیک مورد استفاده قرار گرفته اند. چوب مورد استفاده در این میزها از درختان افرا، بلوط یا گردو تهیه می شود و به دلیل اینکه از مواد بازیافتی ساخته نمی شوند از قیمت بسیار بالایی هم برخوردارند. البته نگهداری از این میزها نیز بسیار سخت است. در نتیجه بسیاری از سازمان ها قادر به خریدن میز کنفرانس ساخته شده از چوب طبیعی پرهزینه نیستند.
چوب های مهندسی شده از اتصال فیبرهای چوبی با استفاده از چسب و گرما و فشار ساخته می شوند که MDF یکی از نام آشناترین آنها به شمار می رود. این چوب ها اغلب از قیمت مقرون به صرفه تری نسبت به چوب طبیعی برخوردارند و در قیاس تخته های معمولی استحکام بالاتری دارند. چوب های مهندسی شده به لطف روکش های قرار گرفته بر روی آنها ظاهری مشابه چوب طبیعی دارند و به همان اندازه نیز قوی و بادوام هستند.
